為什麼工程行容易忘記收款？

一、報價、訂單、請款沒有串起來

很多工程行的流程是這樣：

• 報價單用 Excel 做。
• 訂單靠 LINE 確認。
• 請款時間靠老闆記。
• 收款狀態靠會計問。

每個資料都存在，但沒有串在一起。

結果就是案子做完了，材料也出了，師傅也派了，但沒有人明確知道這筆款項到底請了沒、收了沒、還差多少。

二、工程案常常分階段請款

工程不像一般商品賣出就收錢。很多工程案會分成：

• 訂金
• 材料款
• 進度款
• 完工款
• 尾款
• 保留款

每個階段都有不同的請款時間。如果沒有系統提醒，只靠人工記，很容易漏掉其中一段。

尤其是尾款和保留款，最容易被放到天荒地老。客戶不會主動提醒你要收錢，這點很現實。

三、老闆每天都在救火，收款自然被延後

工程行老闆每天要處理的事情太多：

• 工地進度
• 師傅排班
• 材料追加
• 客戶變更
• 廠商付款
• 現場問題
• 報價修改
• 新案洽談

收款很重要，但常常不是當下最急的事。於是今天先處理工地，明天再請款，後天再問客戶，結果一拖就是一個月。

四、收款狀態沒有清楚分類

很多工程行只知道「客戶還沒付」。但實際上，收款狀態應該要分得更細：

• 尚未請款
• 已開請款單
• 已通知客戶
• 部分收款
• 已收款
• 逾期未收
• 需要追蹤

如果全部只用「未收」來看，老闆就很難判斷下一步該做什麼。到底是還沒請？還是請了沒匯？還是匯了一部分？還是會計沒登？這些如果不清楚，收款就會亂。

五、Excel 可以記錄，但不會主動提醒

Excel 不是不能用。Excel 最大的問題是，它只會乖乖躺在那裡，不會跳出來提醒你：

• 老闆，這筆款該收了。
• 老闆，這張請款單逾期了。
• 老闆，這個案場還有尾款沒收。
• 老闆，這個客戶欠款越來越多了。

Excel 很安靜，安靜到你的錢也跟著安靜。

六、LINE 訊息太多，重要資訊會被洗掉

很多工程行都用 LINE 溝通。LINE 很方便，但不適合當收款管理工具。

因為訊息很容易被洗掉：客戶改圖、師傅回報、材料照片、報價討論、施工進度、臨時變更。請款訊息夾在中間，很快就沉下去。

等到老闆想起來，通常已經過了好幾天，甚至好幾週。

1. 把報價、訂單、請款、收款串起來

不要讓每個流程各自獨立。一張報價單成交後，應該可以轉成訂單；訂單完成後，應該可以轉成請款單；請款單開出後，應該可以追蹤收款狀態。

這樣老闆才知道每個案子現在走到哪一步。

2. 建立應收帳款列表

老闆每天打開系統，應該一眼看到：

• 哪些款項還沒請
• 哪些款項已請未收
• 哪些款項部分收款
• 哪些款項已逾期
• 哪些客戶欠款最多

不要每次要收款才開始翻 Excel。那不是管理，那是在考古。

3. 設定請款提醒

請款提醒是工程行很重要的功能。因為系統不會不好意思。

該提醒就提醒，該追蹤就追蹤，該顯示逾期就顯示逾期。老闆不用一直靠記憶力硬撐。

4. 每個案場都要看得到收款狀態

工程行最怕案場很多，但每個案子的財務狀況都不清楚。每個案場至少要看得到：

• 合約金額
• 已請款金額
• 已收款金額
• 未收款金額
• 成本
• 毛利
• 收款進度

這樣老闆才知道哪個案子是真的賺錢，哪個案子只是看起來很忙。