工程行要建立收款提醒，重點不是每天提醒老闆「記得收錢」。
真正有效的做法，是把每個案場的請款階段、預計請款日、預計收款日、收款狀態和負責人整理清楚。
這樣老闆每天不用靠記憶力硬撐，也不用月底才開始翻 Excel 找錢。
收款提醒不是多一個鬧鐘。收款提醒是一套流程。
為什麼工程行特別容易需要收款提醒？
工程行不像一般商品賣出去就收錢。一個工程案從報價、進場、施工、追加、完工到驗收，中間可能會經過好幾個請款階段。
每一筆款項的時間點都不一樣。如果只靠老闆記，案子少的時候還可以。案子一多，就開始變成記憶力大逃殺。
收款提醒不是只提醒「客戶還沒付錢」
很多人以為收款提醒就是時間到了，提醒老闆去跟客戶收錢。但工程行的收款提醒，其實要分得更細。
尚未請款
這筆款項已經到了可以請款的時間，但還沒有開請款單。
已請未收
請款單已經開出，也通知客戶了，但還沒有收到款項。
部分收款
客戶已經付款一部分，但還有餘額未收。
逾期未收
超過預計收款日，還沒有收到款項。
尾款待追蹤
案子已接近完成，但尾款或保留款還沒收回來。
工程行建立收款提醒，要先整理這 6 個欄位
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 案件編號 | 每個案場要有唯一編號，不要只靠客戶名稱 |
| 客戶名稱 | 知道款項是跟誰收 |
| 請款階段 | 訂金、進度款、尾款、保留款、追加款 |
| 預計請款日 | 哪一天應該要開請款單 |
| 預計收款日 | 哪一天應該收到款項 |
| 收款狀態 | 尚未請款、已請未收、部分收款、已收款、逾期未收 |
只要這 6 個欄位不清楚，收款提醒就很難做得準。因為你連錢現在卡在哪一關都不知道，提醒也只是提醒一個寂寞。
每個案場都要有自己的收款節點
工程行最常見的問題，是只知道整個案子的總金額，卻沒有把請款節點拆開。例如一個案子總金額 100 萬，不應該只記合約金額 100 萬、已收款 30 萬、未收款 70 萬。
| 請款階段 | 金額 | 預計請款日 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 訂金 | 300,000 | 2026.07.01 | 已收款 |
| 材料款 | 200,000 | 2026.07.15 | 已請未收 |
| 進度款 | 300,000 | 2026.08.05 | 尚未請款 |
| 尾款 | 200,000 | 2026.09.10 | 待追蹤 |
這樣老闆才知道哪一筆已經收了、哪一筆該請了、哪一筆客戶還沒付、哪一筆之後要追。收款提醒不是提醒整個案子，而是提醒每個請款節點。
請款日和收款日要分開
很多工程行會把請款日和收款日混在一起。但這兩個日期不是同一件事。請款日是你應該通知客戶付款的日期，收款日是你預計款項入帳的日期。
錯誤做法
只記一個日期，最後不知道是還沒請款，還是客戶還沒付。
正確做法
請款日和預計收款日分開記錄，才知道問題卡在哪一段。
如果沒有分開，老闆月底看資料時會很痛苦。到底是我們忘記請？還是客戶拖款？還是已經匯了但沒登帳？每一種情況的處理方式都不一樣。
每天看「快到期」和「已逾期」
收款提醒不需要每天把所有資料重看一次。老闆最需要看的，其實是兩種清單。
快到期款項
未來 7 天內應該請款或收款的項目。這種是預防型提醒，避免事情還沒發生就先漏掉。
已逾期款項
已經超過預計收款日，但還沒有入帳的項目。這種是追蹤型提醒，要盡快處理。
不要等月底才看應收帳款。月底才看，就像火燒起來才去買滅火器。不是不能救，但通常已經焦了。
Excel 可以做收款提醒嗎？
可以，但要看你的案場數量和管理複雜度。如果案子不多，Excel 搭配顏色標示、到期日篩選、每週固定檢查，其實可以先用。
| 做法 | Excel 可不可行 | 風險 |
|---|---|---|
| 記錄請款日期 | 可以 | 要人工更新 |
| 記錄收款狀態 | 可以 | 每個人寫法可能不同 |
| 顏色標示逾期 | 可以 | 公式錯了會漏掉 |
| 自動提醒老闆 | 較麻煩 | 通常還是靠人工看表 |
| 多人同步管理 | 可以但風險高 | 版本容易亂 |
| 串接報價、訂單、請款 | 不容易 | 資料容易分散 |
Excel 適合記錄。但如果你希望系統主動提醒、多人同步、請款狀態清楚、逾期款項自動浮出來，那就會開始需要工程 ERP。
工程 ERP 可以怎麼做收款提醒？
工程 ERP 的重點不是把 Excel 搬到線上。真正有用的是把報價、訂單、請款、收款和案場資料串起來。這樣收款提醒才不會變成另一張孤單的表。
請款節點提醒
依照案場請款階段設定提醒，不再只靠老闆記日期。
應收帳款追蹤
清楚看到每個客戶、每個案場目前還有多少款項未收。
逾期款項提醒
超過預計收款日的款項自動標示，方便老闆優先處理。
LINE 小秘書提醒
透過 LINE 提醒重要請款與收款狀態，讓該追的款項不要被訊息洗掉。
老闆不是不能記，是老闆每天要記的事情太多。系統存在的目的，就是把該被提醒的事情準時丟出來，不要等老闆半夜洗澡才突然想起來。
工程行收款提醒建議流程
什麼情況代表你該建立收款提醒了？
收益工程 ERP 可以怎麼幫你？
收益工程 ERP 是專為中小型工程行設計的雲端工程管理系統，可以協助工程行把報價、訂單、請款、收款、案場成本與提醒流程串在一起。
- 建立案場請款節點
- 追蹤每筆應收款
- 管理部分收款
- 標示逾期未收
- 查看客戶欠款
- 查看案場收款進度
- 透過 LINE 小秘書提醒重要事項
工程管理不要再靠老闆腦袋當鬧鐘。老闆的腦袋應該拿來談案子、看利潤、想公司怎麼長大，不是拿來記「某某客戶的尾款到底收了沒」。
工程行收款提醒常見問題
工程行收款提醒要怎麼做？
先把每個案場的請款階段、預計請款日、預計收款日、收款狀態和負責人整理清楚，再定期追蹤快到期與已逾期款項。
工程行收款提醒可以只用 Excel 嗎？
案場不多時可以先用 Excel，但需要固定檢查、設定欄位和維持版本一致。當案場變多或多人協作時，Excel 就容易出現漏追、版本混亂和資料不同步問題。
工程行最容易忘記哪一種款項？
最容易忘記的是尾款、保留款、追加工程款與分階段進度款。這些款項通常時間拉比較長，如果沒有提醒機制，很容易被漏掉。
工程 ERP 的收款提醒有什麼幫助？
工程 ERP 可以把報價、訂單、請款和收款串在一起，讓老闆清楚看到哪些款項尚未請款、已請未收、部分收款或逾期未收。